1、目的與適用范圍
本制度規(guī)定了文書檔案的歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的管理原則們及其管理方法,
本制度適用于公司文書檔案的管理。
2、工作內(nèi)容
2.1文書檔案的歸檔
2.l.l各部門承辦完畢需要?dú)w檔的文件材料,由辦公室分類保管,第二年年初立卷移交歸案。
2.1.2各部門兼職檔案員都必須嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作調(diào)動(dòng)不得私自帶文件到其它單位。
2.1.3凡需歸檔的文件材料必須做到字跡工整,嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)和紅墨水書寫。
2.1.4移交歸檔的案卷應(yīng)編寫部己,由交接雙方在移交目錄上簽字。
2.1.5歸檔的案卷必須符合下列要求:
2.1.5.1案卷必須用統(tǒng)一的卷皮裝訂。
2.1.5.2標(biāo)題要文字概括、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確,而且標(biāo)題不宜過長,一般不超過50個(gè)字,統(tǒng)一用黑筆寫案卷。
2.1.5.3根據(jù)保管期表規(guī)定,注明該卷的保管期限。
2.1.5.4卷內(nèi)文件要逐張編號(hào),填寫好卷內(nèi)目錄和備考表。
2.2文書檔案的整理和保管
2.2.1本單位全部檔案統(tǒng)一用一種分類文法,系統(tǒng)地加以分類整理、編號(hào)、立卷、登記入庫保管,
2.2.2要做到檔案卷冊(cè)存放條理、整齊,便于查找和檢索。
2.2.3檔案要編號(hào)、分保管期限保存,并制訂案卷目錄。
2.2.4為確保檔案的安全,其檔案庫房和存儲(chǔ)設(shè)備必須防火、防盜、防塵、防潮、防光、防鼠、防蟲的七防要求。
2.2.5檔案保管要按照永久、長期、短期分類保管,重要檔案要加鎖妥善保管。
2.2.6檔案管理人員對(duì)庫房存檔要進(jìn)行定期檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施研究解決。
2.3文書檔案的簽定和銷毀
2.3.1企業(yè)組織鑒定小組,負(fù)責(zé)對(duì)檔案材料的鑒定工作。
2.3.2檔案材料鑒定工作的原則和方法,應(yīng)對(duì)照上級(jí)和本單位的保管期限進(jìn)行審查,根據(jù)案卷對(duì)本單位現(xiàn)實(shí)工作和長遠(yuǎn)工作的參考價(jià)值,確定保管期限。
2.3.3對(duì)確實(shí)推動(dòng)保管價(jià)值的檔案,列出銷毀清單,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。
2.3.4銷毀時(shí)必須多人以上監(jiān)銷。銷毀人和監(jiān)銷人均應(yīng)在銷毀單上簽字,銷毀清單和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽署材料永久保存。
2.4文書檔案的統(tǒng)計(jì)利用
2.4.1檔案室要定期或不定期編制有關(guān)統(tǒng)計(jì)表、主要內(nèi)容、時(shí)間、案卷段、鑒定、銷毀、借閱、復(fù)制等。
2.4.2檔案人員要根據(jù)工作需要,編制各種檢索工具,如案卷目錄、索引等。
2.4.3文書檔案和借閱必須履行借閱手續(xù),借閱人對(duì)借閱的檔案注意愛護(hù)、保密,嚴(yán)禁私自涂改和銷毀。
2.4.4對(duì)帶有保密性重要檔案,要經(jīng)廣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,方可借閱,且只能在檔案室借閱,不準(zhǔn)持出,以防丟失,且不得擅自查閱與自己無關(guān)的部分。