4.1 公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領導，實行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門業(yè)務指導為輔的管理體制，實行統(tǒng)一領導、分級管理。

4.2 公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。

4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關頒布的有關檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。

4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導，交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。

4.2.3收集、保管本單位各類檔案。

4.2.4進行檔案修復，延長檔案壽命，并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。

4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。

4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。

4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發(fā)展服務。

4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設公司數(shù)字檔案館。

5.1 公司單位（部門）的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔，單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。

5.2 各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。

5.3 各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的，檔案管理部門有權提出整改意見、限期整改。

5.4 歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。（詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》）

5.5 歸檔要求

5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門有權要求歸檔材料形成部門提供相應的資料，任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。

5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。

5.6 歸檔時間

5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。

5.6.2科技檔案在項目竣工（成果鑒定）3個月之內向檔案室移交。

5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。

5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內移交歸檔；證件類實物檔案每年1月份以前移交；印章類實物檔案在印章作廢一月內移交歸檔。