1、? 目的：

本程序目的是規(guī)定環(huán)境記錄的分級(jí)、編目、表式編制、收集、保管、查閱、歸檔等。保證體系運(yùn)行有效，并為實(shí)現(xiàn)可追溯性以及采取糾正預(yù)防提供依據(jù)。

2、? 適用范圍

本公司的環(huán)境管理體系運(yùn)行中對(duì)環(huán)境活動(dòng)的記錄及管理。

3、? 職責(zé)

3.1?????? 由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)、組織直轄市公司主要環(huán)境記錄的分級(jí)、編目、使用、保管、歸檔等工作，負(fù)責(zé)各部門上報(bào)環(huán)境記錄的匯總分析，以供環(huán)境管理體系的持續(xù)改進(jìn)的需要。

3.2?????? 各職能部門對(duì)涉及本部門環(huán)境活動(dòng)的記錄進(jìn)行懼、分類、分析、保管并按要求歸檔或上報(bào)。

4、? 工作程序

4.1?????? 填寫要求：記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，不得涂改，若有必須要修改的地方，可在原錯(cuò)誤記錄上畫橫線，然后寫上正確的記錄，并簽名。

4.2?????? 環(huán)境記錄的分析管理原則

4.2.1??????????? 記錄的分級(jí)

重要記錄：環(huán)境審核記錄、培訓(xùn)記錄、重要環(huán)境因素的關(guān)鍵特性監(jiān)測(cè)記錄、環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)及環(huán)管方案的制定及檢查記錄。

一般記錄：除上述記錄以外的記錄。

4.2.2??????????? 重要記錄應(yīng)由職能部門妥善保管，年終交資料室，一般記錄由職能部門自行保管。

4.3?????? 保管期限：重要記錄保管在三年以上，一般記錄保管期限為一年。

4.4?????? 記錄貯存方式可以是書面資料或電子資料。

4.5?????? 記錄借閱、查閱、復(fù)印須經(jīng)保管部門同意，交資料室的資料按有關(guān)制度辦理。

4.6?????? 記錄編碼

審核記錄以HNS+年代+01、02、03……表示。

車間記錄全公司統(tǒng)一編碼以H001、002、003……表示.

其它記錄以名稱、年代號(hào)為原則編碼。

4.7?????? 銷毀

記錄到期后，由保管部門組織銷毀，打碎或焚燒。

5、? 相關(guān)文件