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年底了,倉庫如何做好盤點計劃

  
評論: 更新日期:2024年10月08日

年末盤點需要對倉庫方方面面都盤點到位,要把當年的存貨全部盤點清楚,想好如何處理,將倉庫清點一遍,做到心中有數(shù),該處理的要處理,務必確保不留下陳年舊賬,賬目數(shù)目都清楚了,也更方便把來年的主打產(chǎn)品做好庫存計劃。

倉儲是物流的根本所在,一切物品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉庫,而現(xiàn)在各企業(yè)都強調(diào)“大物流”的概念,這就使得盤點工作尤其重要。

盤點的意義

所謂盤點,是指定期或臨時對庫存商品的實際數(shù)量進行清查、清點的作業(yè),即為了掌握貨物的流動情況?(入庫?、在庫?、出庫的流動狀況),對倉庫現(xiàn)有物品的實際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對,以便準確地掌握庫存數(shù)量。

倉庫盤點的作用主要有以下幾點:

1.減少差錯發(fā)生

物料因不斷地收發(fā),日子久了難免發(fā)生差額與錯誤,盤點可以確物料的現(xiàn)存數(shù)量,并糾正帳物不一致的現(xiàn)象,不會因為賬面的錯誤而影響正常的生產(chǎn)計劃。

2.為檢討物料管理的績效,進而加以改進

例如呆賬、廢料多少,物料的保管與維護,物料的存貨周轉(zhuǎn)率等等,經(jīng)過盤點可以認定并加以改善。

3.計算損益

企業(yè)的損益與物料庫存有密切的關(guān)系,而物料庫存金額的正確與否有賴于存量與單價的正確性。因此為求得損益的正確性,必須加以盤點以確知物料現(xiàn)存數(shù)量。

4.對遺漏的訂貨可以迅速采取訂購措施

采購部門因工作疏漏而漏下的訂單,通過盤點,可以加以補救。

為盡可能的做到帳務與實物的一致,并與財務要求保持一致,財務部一般會要求倉庫每月盤點一次,以滿足會計核算的要求,每個季度財務部與倉庫部/生管部會同盤點一次,并以半年度盤點和年底盤點最為重要。

盤點中的常見問題

在大多數(shù)人的眼里,倉庫盤點是一件很容易的事情,把材料成品數(shù)一數(shù),記錄一下品名和數(shù)量,就可以完工,但在實際的工作過程中,卻發(fā)生很多賬實不符的事情,發(fā)生這樣的情況主要是一些細節(jié)沒有做到。

下面列舉一些盤點中容易出現(xiàn)的問題:

1.盤點前準備工作不足、部門之間的協(xié)調(diào)

除了臨時盤點外,每次周期性或大型盤點前都有許多準備工作要做,如庫位的整理、單據(jù)的收集、賬目的清查以及盤點人員的安排等等。而恰恰是這些基礎的工作卻往往得不到重視。

1)庫區(qū)擺放混亂

因為盤點中除去倉管員外,還有其他相關(guān)部門人員配合,而這些人員對倉庫可能并不熟悉,倉管員在碼放混亂的庫區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。

2)單據(jù)的收集

確定盤點時間后,倉儲人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限,僅在盤點時將倉庫單據(jù)收集起來,殊不知每張單據(jù)都會有流轉(zhuǎn)的時間。例如回庫、在途以及生產(chǎn)線上的物品等等。

3)賬目的清查

不與財務事前核對相關(guān)數(shù)據(jù),各種倉庫往往都存在一些臨時無單據(jù)的緊急進出貨,而且財務以金額為依據(jù),而倉庫卻是以數(shù)量為依據(jù),這其中必然會出現(xiàn)一些差異,這都需要事前核對,統(tǒng)一起來。

4)盤點人員的安排混亂

盤點前無詳細的盤點計劃,人員分工混亂,這在盤點時就會產(chǎn)生一人身兼數(shù)職,而有些人卻又無所事事。有的庫區(qū)早早盤完,有的卻遲遲不見動靜,甚至有的庫區(qū)無人監(jiān)盤,也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準確性。

2.盤點中的問題

1)相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力

配合盤點的相關(guān)部門人員往往認為事不關(guān)己,加上對庫區(qū)不熟悉,草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信,在盤點中快速帶過。

2)臨時的進出貨

在盤點時盡量讓倉庫處在靜止狀態(tài)中。但在企業(yè)實際運營中必不可免的會出現(xiàn)臨時的進出貨,處理不當既影響運營又造成盤點數(shù)據(jù)錯誤。

3)盤點中的數(shù)據(jù)錯誤

盤點時一次盤過還是會有差錯,無論人員如何認真還是會出現(xiàn),尤其是在交叉盤點時。

3.盤點后的分析

倉庫盤點后給人的感覺往往是輕松的,但盤點分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉庫對庫存物品都會有相應允許的盤點差異,往往讓盤點人員在做分析時當成救命的稻草。帳實、帳賬差異會有多種原因,不能簡單的因為差異數(shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運營中也有一些不規(guī)范之處,造成盤點人員將差異歸咎于流程或部門之間的標準上。

在倉庫盤點的實際操作中存在著種種問題,造成盤點中的差錯。眾所周之,倉庫盤點要做到賬賬相符、賬實相符,盤點中的數(shù)據(jù)不準確將直接影響到企業(yè)的正常經(jīng)營。

如何做好盤點計劃?

1.部門配合

一個正常生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)的物流是時刻變動的,是一個動態(tài)的指標,而企業(yè)盤點的目的,就是要查出某一個時間點的庫存量,而庫存量卻是一個靜態(tài)的指標,這就形成了一個矛盾,這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點期間暫時停止料物的收發(fā)運作,達到倉庫所需要的無變動狀態(tài)。

所以在盤點期間,即使生產(chǎn)出貨照常進行,也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上,以達到倉庫物料的靜態(tài)。此時的盤點要求只局限于倉庫本身,如果年底全面盤點,生產(chǎn)和一切物流要全部停止動作,生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫,再進行全面的盤點。

2.人員配置

倉庫的盤點必須配備一定的人員,參與盤點的人員必須具備一定識別和計量物料的能力,對于盤點工作,同時各部門還要有相應的監(jiān)督機制,除倉管員以外,其他部門的人員也必須參與盤點,比如生產(chǎn)部和財務部,生管部需要檢查庫存品名數(shù)量,財務部不僅要對品名數(shù)量進行監(jiān)督,還要對庫存的價值進行計算,各部門人員的共同參與,一定程度上還增強了盤點人員的隊伍,加速了盤點工作的進行。

3.盤點時間

倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天,當然也會由于臨時的需要進行月中盤點。

選擇在月底盤點的優(yōu)勢很多:

①月底盤點與倉庫每月結(jié)賬時間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;

②月底盤點與財務結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào),提高了數(shù)據(jù)的使用效率;

③月底盤點為生產(chǎn)各項數(shù)據(jù)報表與財務月報表提供了真實有說服力的數(shù)據(jù);

④月底盤點后的數(shù)據(jù)真實可靠,為下月倉庫數(shù)據(jù)的準確性提供了相應的保障。

4.前期準備

對盤點前的物料,倉庫管理員應該提前做準備。

第一,將同一類別,品名的物料放在一起,以便于盤點工作的順利進行;

第二,檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄,并核對實物數(shù)量。

5.詳細記錄

盤點人員在盤點期間,必須認真核對實物的品名,數(shù)量,料號,做到準確無誤,對實物過小的原料,還要借助一定的計量工具(如電子稱,卡尺等)進行計量,進行專門的稱量計算。對于貴重材料成品,還要進行重點記錄,精確計量。

6.復盤

根據(jù)概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進行第一次盤點以后,有條件的企業(yè)還要對經(jīng)過盤點的實物進行復盤,以提高數(shù)據(jù)的準確性,減少工作中的失誤。

7.查找差異原因

盤點結(jié)束以后,相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點數(shù)量相比較得到差異,如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍,就必須對差異做出說明與原因分析,差異在合理的范圍內(nèi),也需要分析差異原因,最后調(diào)整帳務,做到賬實相符。

在這里需要提示的一點:次月的月初數(shù)應該與本月的盤點數(shù)相等,而不是與帳務結(jié)存數(shù)相等,否則就會將差異數(shù)帶入到下月的帳務當中,盤點也自然失去了它應有的意義和效果。

8.臨時事件處理辦法

倉庫在盤點期間,如果碰到必須的物料收發(fā),比如急需的供應商送貨,成品的入庫及客戶送貨,通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達下一個月份),并對入庫的原料進行隔離處理(不參與盤點),對出庫的成品在發(fā)貨前盤點(需參與盤點),目的就是在這種緊急情況發(fā)生時,避免造成帳務的混亂和實物的不相符,保持帳務邏輯關(guān)系的順暢。

盤點工作對維護企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準確,及時發(fā)現(xiàn)問題,分析原因,處理問題,改進工作方面有著相當重要的意義,并為財務信息的準確性提供了相應的保障,對了解企業(yè)資產(chǎn)狀況,物流狀態(tài)提供了第一手資料,為公司決策層提供了有力的信息來源。

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