K公司是一家印刷企業(yè)，主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網(wǎng)印刷和傳統(tǒng)的膠印業(yè)務(wù)。2年前，公司上馬了一套“印刷管理信息系統(tǒng)”，在競(jìng)爭(zhēng)非常激烈的印刷市場(chǎng)上，確實(shí)發(fā)揮了很大的作用。此時(shí)的公司總經(jīng)理侯先生，開始把目光瞄準(zhǔn)了全數(shù)字印刷領(lǐng)域。
一、接受5S挑戰(zhàn)
K公司與香港某公司洽談中的合資項(xiàng)目，是在K公司引進(jìn)新的數(shù)字印刷設(shè)備和工藝，同時(shí)改造公司的印刷信息系統(tǒng)。
然而，與港商的合資談判進(jìn)行得并不順利。對(duì)方對(duì)K公司的工廠管理，提出了很多在侯總看來(lái)太過(guò)“挑剔”的意見(jiàn)：比如倉(cāng)庫(kù)和車間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊；地面不夠清潔、印刷機(jī)上油污多得“無(wú)法忍受”；工人的工作服也“令人不滿”……
后來(lái)，在合資條款里，投資者執(zhí)意將“引入現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理的5S方法”，作為一個(gè)必要的條件，寫進(jìn)了合同文本。
剛開始的時(shí)候，侯總和公司管理層覺(jué)得港方有點(diǎn)“小題大做”?！安痪褪亲鲎鲂l(wèi)生，把環(huán)境搞得優(yōu)美一些”，侯總覺(jué)得這些事情太“小兒科”，與現(xiàn)代管理、信息化管理簡(jiǎn)直不沾邊。
不過(guò)，為了合資能順利進(jìn)行，侯總還是滿口答應(yīng)下來(lái)。
幾個(gè)月的時(shí)間過(guò)去了，侯總回想起來(lái)這些‘雞毛蒜皮的小事’，“有一種脫胎換骨的感覺(jué)”。
二、“雞毛蒜皮”的震撼
推廣20世紀(jì)50年代就風(fēng)靡日本制造企業(yè)的“5S管理方法”，需要做大量的準(zhǔn)備和培訓(xùn)工作。
從字面上說(shuō)，5S是指5個(gè)以日語(yǔ)單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯，分別是：清理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、整潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。
這5個(gè)詞，以及所表達(dá)的意思聽上去非常簡(jiǎn)單。剛開始的時(shí)候，大家很不以為然。
幾天后，港方派來(lái)指導(dǎo)5S實(shí)施的Mak先生，通過(guò)實(shí)地調(diào)查，用大量現(xiàn)場(chǎng)照片和調(diào)查材料，讓K公司的領(lǐng)導(dǎo)和員工，受到了一次強(qiáng)烈的震撼。
Mak發(fā)現(xiàn)，印制車間的地面上，總是堆放著不同類型的紙張，里面有現(xiàn)在用的，也有“不知道誰(shuí)搬過(guò)來(lái)的”；廢棄的油墨和拆下來(lái)的輥筒、絲網(wǎng)，躺在車間的一個(gè)角落里，沾滿了油膩；工人使用的工具都沒(méi)有醒目的標(biāo)記，要找一件合適的工具得費(fèi)很大的周折。
倉(cāng)庫(kù)里的情況也好不到哪里。堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個(gè)窄窄的、沒(méi)有隔離的通道，貨號(hào)和貨品不相符合的情況司空見(jiàn)慣。有時(shí)候，車間返回來(lái)的剩余紙張與成令的新紙張混在一起，誰(shuí)也說(shuō)不清到底領(lǐng)用了多少。
Mak先生還檢查了侯總引以為榮的MIS系統(tǒng)，查看了擺放在計(jì)劃科、銷售科、采購(gòu)科的幾臺(tái)電腦，發(fā)現(xiàn)硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄，隨意建立的文件。有些子目錄和文件，除非打開看，否則不知道里面到底是什么。而且，Mak先生發(fā)現(xiàn)，文件的版本種類繁多，過(guò)時(shí)的文件、臨時(shí)文件、錯(cuò)誤的文件或者一個(gè)文件多個(gè)副本的現(xiàn)象，數(shù)不勝數(shù)。
在K公司里，長(zhǎng)久以來(lái)大家對(duì)這樣一些現(xiàn)象習(xí)以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒(méi)有及時(shí)丟掉，好像隨時(shí)都在“礙手礙腳”；車間里、辦公桌上、文件柜里和計(jì)算機(jī)里，到處都是這樣一些“不知道”—不知道這個(gè)是誰(shuí)的；不知道是什么時(shí)候放在這里的；不知道還有沒(méi)有用；不知道該不該清除掉；不知道這到底有多少……
“在這種情況下”，Mak先生直率地問(wèn)侯總，“你如何確保產(chǎn)品的質(zhì)量？如何確信電腦里的數(shù)據(jù)是真實(shí)的？如何鼓舞士氣？增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感和使命感？”最后一個(gè)問(wèn)題，Mak指的是墻上貼的一個(gè)落著灰塵的標(biāo)語(yǔ)，“視用戶為上帝，視質(zhì)量為生命”。
三、清理、整頓、清掃
Mak把推進(jìn)5S的工作分為兩大步驟，首先是推進(jìn)前三個(gè)“S”，即清理、整頓、清潔。
清理，就是要明確每個(gè)人、每個(gè)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)（如工位、機(jī)器、場(chǎng)所、墻面、儲(chǔ)物架等）、每張辦公桌、每臺(tái)電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒(méi)用的、很少用的，或已經(jīng)損壞的。
清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來(lái)，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜?！疤貏e是電子‘垃圾’”，Mak告戒管理人員，“可以讓你的工作效率大打折扣；不斷冒出來(lái)的文件查找、確認(rèn)、比較工作，會(huì)浪費(fèi)大量的工作時(shí)間?！?/p>
整頓，就是要對(duì)每個(gè)清理出來(lái)的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進(jìn)行標(biāo)識(shí)和區(qū)分，按照工作空間的合理布局，以及工作的實(shí)際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。
聽上去“整頓”很簡(jiǎn)單，從Mak的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，其實(shí)是很仔細(xì)的工作。比如電腦文件目錄，就是最好的例子。
“一般來(lái)說(shuō)，時(shí)間、版本、工作性質(zhì)、文件所有者，都可以成為文件分類的關(guān)鍵因素”，Mak結(jié)合自己的體會(huì)，向大家詳細(xì)介紹了“什么是電子化的辦公”。對(duì)一個(gè)逐步使用電腦、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行生產(chǎn)過(guò)程管理和日常事務(wù)處理的公司而言，如何處理好紙質(zhì)文件和電子文件的關(guān)系，是養(yǎng)成良好的“電子化辦公”習(xí)慣的重要內(nèi)容。
“電子化的過(guò)程中，如果把手工作業(yè)環(huán)境里的‘臟、亂、差’的惡習(xí)帶進(jìn)來(lái)，危害是巨大的”，Mak說(shuō)。
清掃，簡(jiǎn)單說(shuō)就是做徹底的大掃除。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就及時(shí)糾正。但是，“清掃”與過(guò)去大家習(xí)慣說(shuō)的“大掃除”還有一些不同。“大掃除”只是就事論事地解決“環(huán)境衛(wèi)生”的問(wèn)題，而“清掃”的落腳點(diǎn)在于“發(fā)現(xiàn)垃圾的源頭”。用Mak的話說(shuō)，就是“在進(jìn)行清潔工作的同時(shí)進(jìn)行檢查、檢點(diǎn)、檢視”。
四、爽朗心情
隨著3S（清理、整頓、清潔）的逐步深入，車間和辦公室的窗戶擦干凈了，衛(wèi)生死角也清理出來(lái)的，庫(kù)房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種表單臺(tái)賬等“重點(diǎn)整治對(duì)象”，也有了全新的面貌。但是，包括侯總在內(nèi)的所有人，都沒(méi)有覺(jué)得Mak先生引進(jìn)的“靈丹妙藥”有什么特別之處。
不過(guò)，侯總承認(rèn)，大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化：人們的心情似乎比過(guò)去好多了，一些“不拘小節(jié)”的人的散漫習(xí)慣，多少也有了收斂；報(bào)送上來(lái)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不再是過(guò)去那種“經(jīng)不住問(wèn)”的“糊涂賬”，工作臺(tái)面和辦公環(huán)境，的確清爽多了。
這當(dāng)然不是5S管理的全部。Mak先生結(jié)合前一階段整治的成果，向侯總進(jìn)言：“5S管理的要點(diǎn)，或者說(shuō)難點(diǎn)，并非僅僅是糾正某處錯(cuò)誤，或者打掃某處垃圾；5S管理的核心是要通過(guò)持續(xù)有效的改善活動(dòng)，塑造一絲不茍的敬業(yè)精神，培養(yǎng)勤奮、節(jié)儉、務(wù)實(shí)、守紀(jì)的職業(yè)素養(yǎng)?！?/p>
按Mak的建議，公司開始了推進(jìn)5S管理的第二步：推行后兩個(gè)“S”，一個(gè)是整潔（Seiketsu），另一個(gè)是素養(yǎng)（Shitsuke）。
整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態(tài)”，也就是如何堅(jiān)持下去，使清潔、有序的工作現(xiàn)場(chǎng)成為日常行為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)；素養(yǎng)的基本含義是“陶冶情操，提高修養(yǎng)”，也就是說(shuō)，自覺(jué)自愿地在日常工作中貫徹這些非?；镜臏?zhǔn)則和規(guī)范，約束自己的行為，并形成一種風(fēng)尚。
Mak進(jìn)一步說(shuō)明道，后兩個(gè)“S”其實(shí)是公司文化的集中體現(xiàn)。很難想象，客戶會(huì)對(duì)一個(gè)到處是垃圾、灰塵的公司產(chǎn)生信任感；也很難想象，員工會(huì)在一個(gè)紀(jì)律松弛、環(huán)境不佳、浪費(fèi)隨處可見(jiàn)的工作環(huán)境中，產(chǎn)生巨大的責(zé)任心，并確保生產(chǎn)質(zhì)量和勞動(dòng)效率；此外，更不用說(shuō)在一個(gè)“臟、亂、差”的企業(yè)中，信息系統(tǒng)竟然會(huì)發(fā)揮巨大的作用。
五、“零”報(bào)告
若干個(gè)月后，又是一個(gè)春光明媚的日子。
當(dāng)K公司的侯總，帶領(lǐng)新的客戶參觀自己的數(shù)字印刷車間的時(shí)候，在他心底里涌動(dòng)著一種強(qiáng)烈的自豪感。車間布局整齊有序，貨物碼放井井有條，印刷設(shè)備光亮可鑒，各類標(biāo)識(shí)完整、醒目。
公司的電腦網(wǎng)絡(luò)和MIS系統(tǒng)，在沒(méi)有增加新的投資的情況下，也好像“煥發(fā)了青春”，帶給侯總的是一系列“零報(bào)告”：發(fā)貨差錯(cuò)率為零，設(shè)備故障率為零，事故率為零，客戶投訴率為零，員工缺勤率為零，浪費(fèi)為零……
在參觀者嘖嘖有聲的稱贊中，侯總感到，引進(jìn)一套先進(jìn)設(shè)備的背后，原來(lái)是如此淺顯又深?yuàn)W的修養(yǎng)“工夫”，真應(yīng)了那句老話：工夫在“詩(shī)”外。
