??????? 2、改變檔案人員的思想認(rèn)識
??????? 有效推動檔案事業(yè)的發(fā)展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專業(yè)能力、知識素養(yǎng)，改變錯誤的思想認(rèn)識，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性和必要性。通過這樣的方式，才能做好管理工作，使檔案信息更好的為人所利用，創(chuàng)造出更大的價值。因此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，進(jìn)行有效的宣傳，根據(jù)現(xiàn)實狀況制定可行的建設(shè)計劃，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。在工作中要樹立服務(wù)觀念，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，改變傳統(tǒng)“看攤守點”和“等客上門”的思想。適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念提出挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思慮，解決新問題。勇于打破傳統(tǒng)的管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新和突破。
??????? （二）改善檔案管理的方法
??????? 1，加強檔案保密工作
??????? 保管檔案機密是工作人員的工作基礎(chǔ)，無論是檔案管理人員還是檔案利用者，必須依照相應(yīng)的規(guī)章制度，在工作范圍內(nèi)對檔案內(nèi)容進(jìn)行維護。如無權(quán)限人員不得進(jìn)入檔案庫房、檔案查閱不得在庫房內(nèi)進(jìn)行、檔案工作人員進(jìn)行人事調(diào)動必須辦理相應(yīng)的交接手續(xù)、檔案資料不得隨意帶出、未經(jīng)許可或工作要求不允許私下復(fù)制檔案材料、不允許對其他人員泄露檔案內(nèi)容等。
??????? 每個檔案工作者必須嚴(yán)守黨和國家機密，同一切失密、泄密現(xiàn)象作堅決的斗爭。在保密的前提下提供利用，在什么情況下提供利用，給誰提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下需要解密等，都要服從黨和國家的利益。凡是檔案提供利用有利于改革開放、促進(jìn)安定團結(jié)和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)就積極大膽的提供利用，反之則應(yīng)注意保密。在具體處理提供利用與保密的關(guān)系時，要深入審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時間的推移、地點和條件的變化、調(diào)整檔案的密級，逐步擴大利用范圍，減少繁瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便利用者。
??????? 2、增強計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
??????? 當(dāng)今世界信息爆炸式增長，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中廣泛應(yīng)用。對于在計算機網(wǎng)絡(luò)方面，各單位、組織機構(gòu)內(nèi)部應(yīng)該構(gòu)建涵蓋制度、管理、人員、技術(shù)在內(nèi)的計算機信息維護體系。
??????? 第一，使用較為安全的計算機操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在計算機使用過程中可以發(fā)現(xiàn)，要想獲得技術(shù)性較高、可靠的安全系統(tǒng)，不僅僅需要計算機系統(tǒng)的安全性，同時還需要不斷升級和完善計算機的應(yīng)用程序，進(jìn)行必要的安全升級設(shè)置，及時消除計算機系統(tǒng)中的安全隱患。
??????? 第二，采取加密技術(shù)。應(yīng)用加密的技術(shù)是目前一種最為普遍的驗證方式。加密的目的是讓非法用戶無法讀懂信息，其原理就是在參數(shù)的指示和控制下，通過加密算法將原本可讀懂的明文數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為偽隨機的亂碼密文。合法用戶若要讀懂?dāng)?shù)據(jù)，則需要在密匙的指示和控制下，通過算法將一轉(zhuǎn)化的密文再次還原成明文，才能獲得閱讀，這個過程叫做解密。
??????? 第三，安裝防火墻和入侵防御系統(tǒng)。（*）防火墻是一種邏輯裝置，通常處于機構(gòu)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，限制來自外網(wǎng)的用戶訪問外界的權(quán)限，對外部網(wǎng)絡(luò)屏蔽有關(guān)被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)的安全保護。另外，還需要在存儲檔案資源的局域網(wǎng)網(wǎng)關(guān)部位安裝具有防御功能的系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的應(yīng)用往往能夠發(fā)現(xiàn)和阻止來自外部的非法入侵或者內(nèi)部用戶非法授權(quán)行為活動。作為防火墻裝置的一個有效補充，入侵防御系統(tǒng)不僅能夠有效保護內(nèi)網(wǎng)安全，還可以作為收集黑客入侵的客觀證據(jù)。
??????? 實踐證明，一個網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)要完全避免越權(quán)操作是很困難的，但要做好防御工作并采取補救措施減少損失卻是可以做到的。
??????? （三）加大資金的投入量，優(yōu)化設(shè)備
??????? 我國的現(xiàn)代化建設(shè)蓬勃發(fā)展，組織單位要求檔案室提供大量、系統(tǒng)、廣泛的檔案信息。但是目前檔案館藏內(nèi)容單一，數(shù)量不多，種類不盡齊全，時間跨度短，難以適應(yīng)新形勢的要求。造成館藏不豐富的原因，主要是因為長期以來對于檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，致使一些檔案館單純注意為政治斗爭服務(wù)，忽視了經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究及其他各項工作領(lǐng)域。
??????? 為了更好地保證檔案工作的進(jìn)行，就必須改變現(xiàn)在的管理局面，確保經(jīng)費的投入。社會需要長遠(yuǎn)利用檔案，要求盡可能延長檔案的壽命。為了解決檔案的不斷損毀和長遠(yuǎn)利用要求的矛盾，就需要采取各種保護措施，防止檔案遭受損失，保證檔案的完整與安全，從而把檔案的損壞率降低和控制在最小的范圍內(nèi)。具體措施如下：
??????? 第一，確保經(jīng)費的投入。各單位組織應(yīng)該在充分認(rèn)識到檔案管理的重要性后，加大對檔案工作的投入力度。要保障檔案人員的權(quán)益，適當(dāng)提高檔案人員的工資及待遇，特別要對高層次專業(yè)人才予以重視，避免人才流失。
??????? 第二，強化硬件設(shè)施?？茖W(xué)的管理離不開良好的硬件條件，但總的來說，檔案工作應(yīng)做到四不：不散、不亂、不丟、不壞。根據(jù)載體材料來劃分，檔案的形式有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等。保管技術(shù)有很多，比如，通常所說的“八防”，即防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光，這些問題解決了，就可以有效的防止檔案文件的損壞。其次在于檔案保管的基本物質(zhì)條件，比如，檔案庫房和儲存條件。首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟、美觀的原則。要有足夠的面積、開間大小適當(dāng)、屋頂要絕對防止雨雪滲漏，具有良好的隔熱性能、庫房墻壁應(yīng)堅固耐久，具有防潮、防潮的性能、地面應(yīng)防水、庫房門應(yīng)緊密、牢固、防火，窗戶應(yīng)該防強風(fēng)、防風(fēng)沙等。據(jù)研究結(jié)果表明，庫房最為適宜的溫度應(yīng)在14℃-20℃之間；相對濕度應(yīng)在50%-65%之間。其次，對于檔案裝具要便于調(diào)閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規(guī)范。檔案保管的設(shè)備也要一應(yīng)俱全，如去濕機、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備，溫濕度測量及控制設(shè)備，防盜、防火報警器，滅火器，裝訂機、復(fù)印機，微縮拍照設(shè)備及微縮品閱讀復(fù)制設(shè)備，通信及閉路電視監(jiān)控設(shè)備，消毒滅菌設(shè)備以及檔案進(jìn)出庫的運送工具，等等。最后，特別注意的是對于電子檔案的保管，具體要求控制適宜的溫濕度，應(yīng)在溫度15℃-27℃、相對濕度40%-60%的范圍內(nèi)；防止灰塵；防止外來磁場，確定磁性載體的記錄不受磁場的破壞；防止機械震動；防止光線和有害氣體的影響；加強日常管理維護工作等。
??????? 四，結(jié)語
??????? 檔案管理是一項內(nèi)容十分冗雜、繁瑣且難度系數(shù)較大的工作。因此，只有認(rèn)真做好各方面工作，建立健全檔案管理制度，規(guī)范專門檔案的管理，讓檔案工作有章可循，才能更好的為社會服務(wù)，真正成為科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心，擔(dān)負(fù)起維護歷史真實面貌的重任，在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，發(fā)揮出巨大的作用。
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