1.目的

為了加強(qiáng)體系運(yùn)行記錄的規(guī)范管理和有效的控制，保證記錄滿足可追溯性要求，為管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。

2.適用范圍

適用于公司管理體系范圍內(nèi)記錄的控制管理。

3.職責(zé)

3.1辦公室負(fù)責(zé)體系運(yùn)行記錄控制的歸口管理；

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門運(yùn)行記錄的控制管理。

4.工作程序

4.1 記錄的控制范圍與分類

4.1.1 記錄包括：管理體系文件規(guī)定提供的記錄及其他記錄（包括電子存儲(chǔ)介質(zhì)），也包括來自相關(guān)方的記錄。

4.1.2 記錄的分類包括：各種管理記錄、操作記錄、監(jiān)視測(cè)量記錄及電子記錄等。

4.2 記錄的填寫

4.2.1 按記錄設(shè)置內(nèi)容逐項(xiàng)填寫，不得空項(xiàng)。某些項(xiàng)目不需要填寫時(shí)，必須用“/”明示。

4.2.2 填寫記錄時(shí)，一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。填寫時(shí)字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫人員簽名時(shí)必須簽全名。

4.2.3 記錄的內(nèi)容應(yīng)完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料應(yīng)準(zhǔn)確、語言要簡(jiǎn)練。

4.2.4 各種管理記錄、操作記錄、監(jiān)視和測(cè)量記錄等要及時(shí)填寫，不得后補(bǔ)、偽造。

4.2.5 記錄填寫完，原則上不允許任何部門或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性，并為制定糾正措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識(shí)別性。凡涂、貼、刮方式改動(dòng)的記錄一律作廢。

4.3 記錄的管理

4.3.1 記錄的編號(hào)

根據(jù)《體系文件編寫導(dǎo)則》規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。

4.3.2 記錄的編制、修改

填寫“記錄表格編制/修改申請(qǐng)表”，附空白記錄表格，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。

4.3.3 記錄的使用

各部門應(yīng)建立本部門“文件/記錄清單”，并保存空白表格，當(dāng)需要使用新版本記錄時(shí)應(yīng)規(guī)定使用時(shí)間。

4.4 記錄的貯存、保管、處置

4.4.1 使用記錄原則上由使用部門自行保管，并分類明確，貯存在適宜環(huán)境中，防止變質(zhì)、

損壞、丟失。

4.4.2 當(dāng)人員發(fā)生變更時(shí)，做好交接工作。

4.4.3 各部門應(yīng)收集整理有關(guān)記錄，建立記錄臺(tái)帳，要求保存期限在3年以上的，應(yīng)按年

度移交辦公室保存；辦公室對(duì)移交的記錄，在移交清單上簽收，分類存放，建立管理臺(tái)帳。

4.4.4 各類記錄根據(jù)法規(guī)、合同、產(chǎn)品特點(diǎn)和工作需要確定保存期限，一般3-15年。具體保存期限由記錄形成部門規(guī)定并明示在文件清單上。

4.4.5 對(duì)超過保存期限且無查考價(jià)值的記錄可銷毀。對(duì)需處理的記錄，由部門負(fù)責(zé)人填寫記錄銷毀清單，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后方可處理。銷毀時(shí)，必須二人在場(chǎng)，并在清單上簽名，清單應(yīng)保存3年。

4.5 記錄的借閱

4.5.1 借閱記錄必須經(jīng)記錄管理人員同意后,方可借閱。若與借閱的記錄內(nèi)容無直接關(guān)系的人員，無權(quán)借閱。借閱人員須填寫借閱記錄。

4.5.2 借閱人員應(yīng)愛護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改或撕毀，保持記錄的完整和清潔，由各部門記錄管理人負(fù)責(zé)對(duì)借閱歸還的記錄進(jìn)行檢查，檢查是否有拆頁、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以上問題時(shí)，要追究借閱者的責(zé)任。

4.5.3 外部人員借閱記錄時(shí)，需經(jīng)記錄保存部門批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。

5.相關(guān)文件和記錄

5.1 《文件控制程序》

5.2 《體系文件編寫導(dǎo)則》

5.3 文件/記錄清單

5.4 文件/記錄銷毀清單

5.5 文件/記錄借閱記錄